Manual de usuario de SignZen

Temas del manual

• Iniciar y cerrar sesión

  • Iniciar sesión e ingresar en el panel

  Presioná "Iniciar Sesión" en la pantalla de bienvenida.

  

  Completá tu usuario y contraseña, y presioná "Ingresar".

  

  Ya logueado, verificá que tengas seleccionado el grupo "Oficina" correspondiente. Desde el ícono de perfil, arriba a la derecha, podés cambiar la empresa y el grupo/oficina.

  

  Necesitás tener seleccionado el grupo "Oficina" para poder enviar documentos a firmar — evitá dejar seleccionado "Todos".

  • Cerrar sesión

  Para salir del panel, presioná el ícono de tu perfil, arriba a la derecha.

  

  En el menú que se abre, elegí la opción "Cerrar Sesión".

  

• Cómo enviar a firmar un documento

  Para enviar un documento a firmar, ingresá a la sección "Firmar Documento".

  

  Completá los datos del documento: tipo de documento, número de operación, fecha de expiración, el archivo que querés firmar y la cantidad de firmantes. Al indicar cuántos firmantes hay, también elegís si firman todos a la vez o uno después del otro. Cuando termines, presioná “Siguiente”.

  

  Si firman en paralelo, todos los firmantes reciben la solicitud al mismo tiempo. Si firman en orden (secuencial), primero se envía al firmante 1 y a los demás recién cuando el anterior termina.

  Ahora cargá los datos de los firmantes. Podés hacerlo de dos formas: viendo a los participantes de a uno (la vista por defecto, avanzando con "Siguiente") o viendo a todos juntos en la misma pantalla. En ambos casos, ingresá nombre, apellido, DNI y email de cada firmante, e indicá si querés solicitarle evidencia de su DNI. Al terminar, presioná “Siguiente”.

  

  Revisá que los datos ingresados estén correctos y presioná “Enviar para firmar”.

  

  ¡Listo! Vas a ver un mensaje confirmando que el envío fue exitoso, y cada participante recibirá automáticamente un email para comenzar con su proceso de firma. Si algún firmante quedó configurado como firma física (presencial), el mensaje te aclara cuántos reciben email y cuántos quedaron registrados para firmar en papel.

  

• Firmar un documento, experiencia del firmante

  Revisá tu casilla de correo, abrí el correo “Solicitud de firma” y presioná el botón “Firmá el documento” para iniciar el proceso.

  

  Se va a abrir una nueva página: presioná el botón “Comenzar” para arrancar.

  

  La primera tarea es leer el documento. Cuando llegues al final, presioná el botón “Continuar”.

  

  Una vez leído el documento, tenés que leer los términos y condiciones y aceptarlos para continuar.

  

  Vas a ver una ventana confirmando que la tarea se completó correctamente; esa ventana se cierra sola luego de unos segundos.

  

  La segunda tarea es escanear tu DNI: tenelo a mano y presioná “Continuar”.

  

  Mostrá el DNI frente a la cámara y presioná “Capturar”.

  

  Si la imagen salió bien, presioná el botón “Aceptar”; si querés sacarla de nuevo, presioná “Reintentar”.

  

  Una vez tomada la foto, aparece un formulario para que verifiques que los datos del DNI sean correctos. Si alguno está mal o falta, completalo, y luego presioná el botón “Aceptar”.

  

  Si la foto del DNI y los datos del formulario están correctos, el proceso avanza y vas a ver otra vez la ventana de confirmación; se cierra sola luego de unos segundos.

  

  La última tarea es firmar: hacelo dentro del recuadro y presioná “Guardar”.

  

  Vas a ver un mensaje confirmando que tu firma se guardó correctamente.

  

  Cuando todos los firmantes completen el proceso (es decir, cuando firma el último participante, si hay varios), se envía un correo a todos indicando que el proceso finalizó correctamente. Desde ese correo van a poder ver el documento firmado y su auditoría.

• Administrar procesos

  Para realizar cualquiera de estas acciones, ingresá al sector de Procesos.

  
  • Consultar y ver
  • Buscar un proceso de firma usando filtros

  Podés buscar procesos usando distintos filtros: nombre o descripción, estado, creado por, fecha de creación, fecha de actualización y fecha de expiración.

  
  • Ver proceso

  Para ver el detalle de un proceso, ingresá al sector de Procesos y presioná el ícono del ojo.

  

  Ahí podés ver nombres, fechas, estado y las acciones disponibles: Rechazar/Extender/Reiniciar, Auditoría, Documentos, Workflow y Firmantes

  
  • Ver el workflow del proceso

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Presioná el botón "Workflow" para ver el flujo completo: todas las tareas del proceso, paso a paso, en el orden en que se van completando.

  

  Íconos del visor: con + / − aumentás o disminuís el zoom; "Centrar" vuelve a centrar la vista en la página; el candado bloquea o desbloquea la edición del workflow.

  
  • Ver los datos de un participante

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Cuando una tarea tiene un participante asociado, vas a ver el ícono de un ojo. Presionalo para ver su información.

  

  En la ventana "Información step", quedate en la pestaña "Participantes": ahí figuran el nombre, apellido y email del participante.

  
  • Ver tareas de los firmantes

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Para ver las tareas de un firmante, presioná el ícono del ojo del participante correspondiente.

  

  Seleccioná la pestaña "Tareas" para ver todas sus tareas. Además, con los íconos del ojo y del mapa podés ver información adicional de cada tarea y su ubicación.

  

  En la pestaña "Workflow" de esa misma ventana podés ver el recorrido completo del participante dentro del flujo.

  
  • Ver documento y descargar

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Para ver los documentos del proceso, presioná el botón "Ver Documentos".

  

  Vas a poder ver tanto los documentos borradores como los ya firmados, y descargarlos con los botones de descarga.

  
  • Ver auditoría

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Para acceder a la auditoría, presioná el botón "Auditoría".

  

  Ahí vas a encontrar la siguiente información sobre el proceso:

  • Título, descripción, código, fechas de creación y actualización, remitente y estado.
  • En la pestaña "Resumen": un breve resumen de los participantes y documentos.
  • En la pestaña "Workflow": el flujo completo del proceso, con el detalle de cada participante y sus tareas.
  • En la pestaña "Registro completo": todos los eventos que sucedieron durante el proceso.

  

  La auditoría se encuentra disponible una vez que el proceso de firma finalizó.

  • Acciones sobre el proceso
  • Extender plazo de firma

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Si querés extender la fecha de vencimiento del proceso, presioná el botón "Extender".

  

  Se va a abrir una ventana para elegir la nueva fecha de vencimiento. Confirmá presionando el botón "Extender".

  

  Esta acción solo está disponible mientras el proceso de firma se encuentra activo.

  • Rechazar un proceso de firma

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Para rechazar un proceso, presioná el botón "Rechazar".

  

  Se va a abrir una ventana para indicar el motivo del rechazo. Completalo y presioná el botón "Rechazar" para confirmar.

  

  Esta acción solo está disponible mientras el proceso de firma se encuentra activo.

  • Reiniciar un proceso de firma

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Si querés reiniciar el proceso, presioná el botón "Reiniciar".

  

  Vas a ver una ventana de confirmación. Al confirmar, el proceso se reinicia y los firmantes reciben nuevamente la notificación por email.

  

  Esta acción solo está disponible mientras el proceso de firma se encuentra activo.

  • Eliminar un participante del proceso

  Si cargaste un participante por error o alguien ya no debe firmar, podes quitarlo sin reiniciar el proceso. Solo se pueden eliminar firmantes en estado "Pendiente".

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Bajá hasta la sección "Firmantes". Cada tarjeta tiene un ícono de tacho a la derecha: presionalo.

  

  Se abre una ventana de confirmación con el nombre del participante. Presioná "Eliminar" para confirmar, o "Cancelar" si te equivocaste.

  

  El participante desaparece de la lista y los firmantes restantes se renumeran automáticamente. El proceso sigue activo con el resto.

  Solo se pueden eliminar firmantes que estén en estado "Pendiente".

  • Notificaciones
  • Corregir el email y reenviar la notificación de inicio

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Si cargaste una dirección con un error de tipeo o inexistente, SignZen te avisa: vas a recibir en tu casilla un email con el asunto "No pudimos enviar una notificación por email". Ese aviso incluye el ID del proceso, el grupo y una descripción con la dirección que rebotó y el motivo. Identificá con esos datos cuál es el email erróneo y corregilo con los pasos de abajo.

  

  Si cargaste mal el email de un firmante al crear el proceso, podés corregirlo antes de reenviar la notificación. Para eso, presioná el ícono del ojo del participante cuyo email querés modificar.

  

  Hacé clic en el campo "Email", escribí el nuevo email y presioná el botón "Guardar".

  

  Para que la notificación le llegue al firmante —con el email corregido o con el que ya tenía— andá a la pestaña "Workflow" y presioná el ícono del ojo de "Notificación inicio".

  

  Presioná el botón "Reenviar" y listo: el correo se envía correctamente, ya sea que hayas modificado el email o no.

  
  • Reenviar la notificación final

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  Abrí el proceso y presioná el botón "Workflow".

  

  Ahí vas a ver el paso "Notificación Final": presioná su ícono del ojo.

  

  Se abre la ventana "Información notificación": revisá quién recibió el envío y presioná "Reenviar" para volver a enviarles los documentos firmados a todos los participantes.

  
  • Firma física
  • Marcar un firmante como presencial al crear el proceso

  Si al armar el proceso ya sabés que un firmante no va a firmar online (no tiene dispositivo, no puede movilizarse o prefiere hacerlo en papel), marcalo como firma física (presencial). Ese firmante no recibe email ni ingresa a la plataforma: vos imprimís su hoja, la firma a mano y después subís el escaneo al proceso.

  En el paso "Datos de los firmantes", completá los datos del participante y activá el interruptor "Firma física (presencial)". Su pestaña queda marcada como Presencial.

  

  Antes de enviar, revisá el resumen: cada firmante muestra su "Tipo de firma". El presencial figura como Física (presencial).

  

  Al enviar, SignZen te confirma cuántos firmantes reciben la notificación por email y cuántos quedaron registrados para firma física.

  
  • Pasar un firmante a presencial con el proceso ya iniciado

  Si el proceso ya está en curso y un firmante no puede firmar online (no tiene dispositivo, no puede movilizarse o prefiere hacerlo en papel), podés convertirlo a firma física (presencial). Desde ese momento no recibe más emails ni ingresa a la plataforma: vos imprimís su hoja, la firma a mano y después subís el escaneo al proceso.

  Presioná el ícono del ojo en el proceso sobre el que querés actuar.

  

  En "Firmantes", ubicá al participante que va a firmar en papel y presioná el botón "Convertir a Firma física".

  

  Se abre una ventana de confirmación: presioná "Convertir". La pestaña de ese firmante queda marcada como Presencial.

  
  • Imprimir la hoja y subir el escaneo

  En la ficha del proceso, el firmante presencial muestra la etiqueta "Firma Física" y una secuencia de 2 pasos.

  Paso 1 — Descargar Documento: baja el PDF con el contrato y, al final, vas a ver la Hoja de firma física de ese participante. Imprimila y hacela firmar a mano.

  

  Paso 2 — Subir Firmado: escaneá la hoja firmada y subila desde ese botón. El firmante pasa a "Firmado" y el documento queda incorporado al proceso, visible en "Ver Documentos".

  

• Contactar a soporte técnico

  Si tenés dudas o necesitás asistencia con algún proceso, presioná el botón "Ayuda" ubicado abajo a la izquierda en el panel de SignZen Admin.

  

  También podés escribir a soporte@grupolpa.com.